Senast uppdaterad: 02.07.2026

Vi tar skyddet av dina personuppgifter på allvar. Denna policy förklarar vilka uppgifter vi behandlar när du använder SmartReply, på vilken rättslig grund och vilka rättigheter du har enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR).

1. Personuppgiftsansvarig

Personuppgiftsansvarig för databehandlingen är:

Glomastco Ltd
Elia Christodoulou 46, 8510 Kouklia, Paphos, Cyprus
hello@smartreplyassistant.com

2. Vilka uppgifter vi behandlar

Kontouppgifter: namn, e-postadress, lösenord (hashat), arbetsyta och språkinställningar.
Innehållsuppgifter: de meddelanden, e-posttexter, chattrådar och kunskapsbasposter som du (eller webbläsartillägget) skickar in så att assistenten kan generera sammanfattningar, översättningar och svarsutkast. För generiska webbplatser kan även sidans värd och URL-sökväg överföras.
Anslutna brevlådor (valfritt): om du ansluter en e-postbrevlåda lagrar vi dess åtkomstuppgifter (IMAP/SMTP-värd, användarnamn, lösenord) krypterade i vila. Inkommande e-post hämtas för att analyseras automatiskt (prioritet, sammanfattning, föreslaget svar). Du kan när som helst koppla från en brevlåda, vilket raderar de lagrade uppgifterna.
Röstinspelningar (valfritt): om du använder dikteringsfunktionen skickas ljudinspelningen till vår transkriptionsleverantör för att omvandlas till text. Inspelningen lagras inte permanent.
Webbläsartillägg: tillägget skickar innehållet i det meddelande du har öppet, plus dina inställningar, till vårt API. Resultaten cachas lokalt i din webbläsare; din token och dina inställningar lagras lokalt i webbläsaren.
Användningsdata: antal förfrågningar, plan- och kvoträknare, funktionsinställningar, loggdata (IP-adress, tidsstämpel, webbläsare) för säkerhet och drift.
Betalningsuppgifter: för betalda planer behandlas faktureringsuppgifter av vår betalningsleverantör Stripe. Vi lagrar inte fullständiga kortnummer.

3. Ändamål och rättsliga grunder

Tillhandahållande av tjänsten (konto, assistent, sammanfattningar, svar) — Art. 6.1 b GDPR (fullgörande av ett avtal).
AI-behandling av ditt innehåll för att generera det begärda resultatet — Art. 6.1 b GDPR. Texten du skickar in vidarebefordras till vårt AI-underbiträde enbart för att producera det resultat du begärde.
Säkerhet, förebyggande av missbruk, loggar — Art. 6.1 f GDPR (berättigat intresse av en säker och fungerande tjänst).
Fakturering — Art. 6.1 b och Art. 6.1 c GDPR (avtal och rättsliga bokföringsskyldigheter).
Valfria cookies / samtyckesbaserade funktioner — Art. 6.1 a GDPR (samtycke), återkalleligt när som helst.

4. AI-behandling och val av AI-leverantör

Kärnfunktionen i SmartReply skickar det meddelande eller den tråd du väljer till en leverantör av AI-språkmodeller (som agerar som vårt personuppgiftsbiträde) för att generera en sammanfattning, översättning eller ett svar. Du eller din organisation kan välja var denna behandling sker:

Delad AI (USA) – standard: behandling av Anthropic (Claude) eller OpenAI i USA.
Delad AI (EU) – valfritt: behandling av en europeisk leverantör (Mistral AI, Frankrike) eller Microsoft Azure OpenAI i en EU-region; ditt innehåll stannar då inom EU.
Din egen API-nyckel: om du använder din egen nyckel skickas innehållet direkt till den leverantör du väljer; du är personuppgiftsansvarig för den behandlingen.

Vi instruerar våra AI-leverantörer avtalsmässigt att inte använda ditt innehåll för att träna sina modeller. Rösttranskription (diktering) utförs av OpenAI (Whisper, USA). Skicka inte in uppgifter som du inte har rätt att dela.

5. Personuppgiftsbiträden och mottagare

Vi använder noggrant utvalda tjänsteleverantörer enligt personuppgiftsbiträdesavtal (Art. 28 GDPR):

Hosting / infrastruktur: Hetzner Online GmbH, Germany (servrar, databas, e-postleverans).
AI-modeller (USA): Anthropic PBC och OpenAI, L.L.C. (textbehandling; Whisper-transkription via OpenAI).
AI-modeller (EU, valfritt): Mistral AI SAS, France; Microsoft Ireland Operations Ltd. (Azure OpenAI, EU-region).
Betalningar: Stripe Payments Europe, Ltd., Ireland.

Uppgifter delas endast i den utsträckning som krävs för att driva tjänsten. Vilka AI-leverantörer som är inblandade beror på vilket AI-alternativ du väljer (avsnitt 4).

6. Internationella överföringar

Om du använder AI-alternativet i USA eller rösttranskription överförs uppgifter till leverantörer i USA (Anthropic, OpenAI). Sådana överföringar skyddas av EU:s standardavtalsklausuler (SCC) och, där det är certifierat, EU-US Data Privacy Framework. Om du väljer AI-alternativet i EU sker ingen sådan tredjelandsöverföring för den behandlingen.

7. Cookies

Vi använder endast strikt nödvändiga cookies (session, CSRF-säkerhetstoken, inloggningspersistens, status för cookie-samtycke och språk). Dessa kräver inget samtycke. Eventuella icke-nödvändiga cookies sätts endast med ditt samtycke.

8. Lagring

Kontouppgifter lagras under kontots livslängd. Innehåll du skickar in behandlas för att producera resultatet och kan cachas för prestanda; du kan när som helst radera innehåll och ditt konto. E-post som hämtats från en ansluten brevlåda lagras tillsammans med sin AI-analys tills du kopplar från brevlådan eller raderar ditt konto. Faktureringsuppgifter bevaras under de lagstadgade lagringsperioderna.

9. Dina rättigheter

Du har rätt till tillgång (Art. 15), rättelse (Art. 16), radering (Art. 17), begränsning (Art. 18), dataportabilitet (Art. 20) och att göra invändningar (Art. 21). Om behandlingen grundas på samtycke kan du när som helst återkalla det med verkan för framtiden. För att utöva dina rättigheter, kontakta hello@smartreplyassistant.com.

10. Rätt att lämna in klagomål

Du har rätt att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet — för Glomastco Ltd är detta Office of the Commissioner for Personal Data Protection of the Republic of Cyprus (dataprotection.gov.cy) — eller myndigheten på din hemvistort.

11. Ändringar

Vi kan uppdatera denna policy för att återspegla ändringar i tjänsten eller lagstiftningen. Den aktuella versionen finns alltid tillgänglig på denna sida.

Integritetspolicy