Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 02.07.2026

Wij nemen de bescherming van uw persoonsgegevens serieus. Dit beleid legt uit welke gegevens wij verwerken wanneer u SmartReply gebruikt, op welke rechtsgrond, en welke rechten u hebt op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming van de EU (AVG).

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De voor de gegevensverwerking verantwoordelijke verwerkingsverantwoordelijke is:

• Glomastco Ltd
• Elia Christodoulou 46, 8510 Kouklia, Paphos, Cyprus
• hello@smartreplyassistant.com

2. Welke gegevens wij verwerken

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, wachtwoord (gehasht), werkruimte- en taalinstellingen.
• Inhoudsgegevens: de berichten, e-mailtekst, chatthreads en kennisbankvermeldingen die u (of de browserextensie) indient, zodat de assistent samenvattingen, vertalingen en concept-antwoorden kan genereren. Voor generieke websites kunnen ook de paginahost en het URL-pad worden verzonden.
• Verbonden mailboxen (optioneel): als u een e-mailmailbox verbindt, slaan wij de toegangsgegevens ervan (IMAP/SMTP-host, gebruikersnaam, wachtwoord) versleuteld op de opslaglocatie op. Inkomende e-mails worden opgehaald om ze automatisch te analyseren (prioriteit, samenvatting, voorgesteld antwoord). U kunt een mailbox op elk moment loskoppelen, waarbij de opgeslagen toegangsgegevens worden verwijderd.
• Spraakopnamen (optioneel): als u de dicteerfunctie gebruikt, wordt de audio-opname naar onze transcriptieaanbieder verzonden om deze naar tekst om te zetten. De opname wordt niet permanent opgeslagen.
• Browserextensie: de extensie verzendt de inhoud van het bericht dat u geopend hebt, samen met uw instellingen, naar onze API. Resultaten worden lokaal in uw browser in de cache opgeslagen; uw token en instellingen worden lokaal in de browser opgeslagen.
• Gebruiksgegevens: aantal verzoeken, plan- en quotatellers, functie-instellingen, logbestandsgegevens (IP-adres, tijdstempel, browser) voor beveiliging en werking.
• Betalingsgegevens: voor betaalde abonnementen worden de factureringsgegevens verwerkt door onze betalingsaanbieder Stripe. Wij slaan geen volledige kaartnummers op.

3. Doeleinden en rechtsgronden

• Het leveren van de dienst (account, assistent, samenvattingen, antwoorden) — art. 6, lid 1, onder b), AVG (uitvoering van een overeenkomst).
• AI-verwerking van uw inhoud om de gevraagde uitvoer te genereren — art. 6, lid 1, onder b), AVG. De door u ingediende tekst wordt uitsluitend naar onze AI-subverwerker verzonden om het door u gevraagde resultaat te produceren.
• Beveiliging, misbruikpreventie, logbestanden — art. 6, lid 1, onder f), AVG (gerechtvaardigd belang bij een veilige, functionerende dienst).
• Facturering — art. 6, lid 1, onder b), en art. 6, lid 1, onder c), AVG (overeenkomst en wettelijke boekhoudkundige verplichtingen).
• Optionele cookies / op toestemming gebaseerde functies — art. 6, lid 1, onder a), AVG (toestemming), op elk moment herroepbaar.

4. AI-verwerking en keuze van AI-aanbieder

De kernfunctie van SmartReply verzendt het door u gekozen bericht of thread naar een aanbieder van AI-taalmodellen (die als onze verwerker optreedt) om een samenvatting, vertaling of antwoord te genereren. U of uw organisatie kan kiezen waar deze verwerking plaatsvindt:

• Gedeelde AI (VS) – standaard: verwerking door Anthropic (Claude) of OpenAI in de Verenigde Staten.
• Gedeelde AI (EU) – optioneel: verwerking door een Europese aanbieder (Mistral AI, Frankrijk) of Microsoft Azure OpenAI in een EU-regio; uw inhoud blijft dan binnen de EU.
• Uw eigen API-sleutel: als u uw eigen sleutel gebruikt, wordt de inhoud rechtstreeks verzonden naar de door u gekozen aanbieder; u bent de verwerkingsverantwoordelijke voor die verwerking.

Wij verplichten onze AI-aanbieders contractueel om uw inhoud niet te gebruiken om hun modellen te trainen. Spraaktranscriptie (dicteren) wordt uitgevoerd door OpenAI (Whisper, VS). Dien geen gegevens in die u niet gemachtigd bent te delen.

5. Verwerkers en ontvangers

Wij maken gebruik van zorgvuldig geselecteerde dienstverleners op grond van verwerkersovereenkomsten (art. 28 AVG):

• Hosting / infrastructuur: Hetzner Online GmbH, Germany (servers, database, e-mailbezorging).
• AI-modellen (VS): Anthropic PBC en OpenAI, L.L.C. (tekstverwerking; Whisper-transcriptie via OpenAI).
• AI-modellen (EU, optioneel): Mistral AI SAS, France; Microsoft Ireland Operations Ltd. (Azure OpenAI, EU-regio).
• Betalingen: Stripe Payments Europe, Ltd., Ireland.

Gegevens worden alleen gedeeld voor zover nodig om de dienst te leveren. Welke AI-aanbieders betrokken zijn, hangt af van de AI-optie die u selecteert (paragraaf 4).

6. Internationale doorgifte

Als u de VS-AI-optie of spraaktranscriptie gebruikt, worden gegevens doorgegeven aan aanbieders in de Verenigde Staten (Anthropic, OpenAI). Dergelijke doorgiften worden gewaarborgd door de EU-modelcontractbepalingen (SCC) en, indien gecertificeerd, het EU-VS-kader voor gegevensbescherming. Als u de EU-AI-optie kiest, vindt er voor die verwerking geen dergelijke doorgifte naar een derde land plaats.

7. Cookies

Wij gebruiken uitsluitend strikt noodzakelijke cookies (sessie, CSRF-beveiligingstoken, aanmeldingspersistentie, cookietoestemmingsstatus en taal). Hiervoor is geen toestemming vereist. Eventuele niet-essentiële cookies worden alleen met uw toestemming geplaatst.

8. Bewaring

Accountgegevens worden bewaard voor de duur van uw account. De inhoud die u indient, wordt verwerkt om het resultaat te produceren en kan voor de prestaties in de cache worden opgeslagen; u kunt inhoud en uw account op elk moment verwijderen. E-mails die uit een verbonden mailbox worden opgehaald, worden samen met hun AI-analyse bewaard totdat u de mailbox loskoppelt of uw account verwijdert. Factureringsgegevens worden bewaard gedurende de wettelijke bewaartermijnen.

9. Uw rechten

U hebt het recht op inzage (art. 15), rectificatie (art. 16), wissing (art. 17), beperking (art. 18), gegevensoverdraagbaarheid (art. 20) en om bezwaar te maken (art. 21). Wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd, kunt u deze op elk moment intrekken met werking voor de toekomst. Om uw rechten uit te oefenen, neemt u contact op met hello@smartreplyassistant.com.

10. Recht om een klacht in te dienen

U hebt het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit — voor Glomastco Ltd is dit het Office of the Commissioner for Personal Data Protection van de Republiek Cyprus (dataprotection.gov.cy) — of de autoriteit van uw gewone verblijfplaats.

11. Wijzigingen

Wij kunnen dit beleid bijwerken om wijzigingen in de dienst of de wet weer te geven. De huidige versie is altijd beschikbaar op deze pagina.