Ultimo aggiornamento: 02.07.2026

Prendiamo sul serio la protezione dei tuoi dati personali. La presente informativa spiega quali dati trattiamo quando utilizzi SmartReply, su quale base giuridica e quali diritti hai ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE (GDPR).

1. Titolare del trattamento

Il titolare responsabile del trattamento dei dati è:

Glomastco Ltd
Elia Christodoulou 46, 8510 Kouklia, Paphos, Cyprus
hello@smartreplyassistant.com

2. Quali dati trattiamo

Dati dell'account: nome, indirizzo email, password (con hash), impostazioni dell'area di lavoro e della lingua.
Dati di contenuto: i messaggi, i testi delle email, i thread di chat e le voci della knowledge base che tu (o l'estensione del browser) invii affinché l'assistente possa generare riepiloghi, traduzioni e bozze di risposta. Per i siti web generici, possono essere trasmessi anche l'host della pagina e il percorso dell'URL.
Caselle di posta collegate (facoltativo): se colleghi una casella di posta email, memorizziamo le sue credenziali di accesso (host IMAP/SMTP, nome utente, password) crittografate a riposo. Le email in arrivo vengono recuperate per analizzarle automaticamente (priorità, riepilogo, risposta suggerita). Puoi scollegare una casella di posta in qualsiasi momento, il che elimina le credenziali memorizzate.
Registrazioni vocali (facoltativo): se utilizzi la funzione di dettatura, la registrazione audio viene inviata al nostro fornitore di trascrizione per convertirla in testo. La registrazione non viene conservata in modo permanente.
Estensione del browser: l'estensione invia il contenuto del messaggio che hai aperto, insieme alle tue impostazioni, alla nostra API. I risultati vengono memorizzati nella cache localmente nel tuo browser; il tuo token e le tue impostazioni sono memorizzati localmente nel browser.
Dati di utilizzo: numero di richieste, contatori di piano e quota, impostazioni delle funzionalità, dati di log (indirizzo IP, marca temporale, browser) per la sicurezza e il funzionamento.
Dati di pagamento: per i piani a pagamento, i dati di fatturazione sono trattati dal nostro fornitore di pagamenti Stripe. Non memorizziamo i numeri completi delle carte.

3. Finalità e basi giuridiche

Fornitura del servizio (account, assistente, riepiloghi, risposte) — Art. 6(1)(b) GDPR (esecuzione di un contratto).
Trattamento tramite IA dei tuoi contenuti per generare l'output richiesto — Art. 6(1)(b) GDPR. Il testo che invii viene trasmesso al nostro sub-responsabile IA esclusivamente per produrre il risultato che hai richiesto.
Sicurezza, prevenzione degli abusi, log — Art. 6(1)(f) GDPR (legittimo interesse a un servizio sicuro e funzionante).
Fatturazione — Art. 6(1)(b) e Art. 6(1)(c) GDPR (contratto e obblighi legali di contabilità).
Cookie facoltativi / funzionalità basate sul consenso — Art. 6(1)(a) GDPR (consenso), revocabile in qualsiasi momento.

4. Trattamento tramite IA e scelta del fornitore di IA

La funzione principale di SmartReply invia il messaggio o il thread da te scelto a un fornitore di modelli linguistici IA (che agisce come nostro responsabile del trattamento) per generare un riepilogo, una traduzione o una risposta. Tu o la tua organizzazione potete scegliere dove avviene questo trattamento:

IA condivisa (USA) – predefinito: trattamento da parte di Anthropic (Claude) o OpenAI negli Stati Uniti.
IA condivisa (UE) – facoltativo: trattamento da parte di un fornitore europeo (Mistral AI, Francia) o Microsoft Azure OpenAI in una regione dell'UE; i tuoi contenuti rimangono quindi all'interno dell'UE.
La tua chiave API personale: se utilizzi la tua chiave, i contenuti vengono inviati direttamente al fornitore che scegli; sei tu il titolare del trattamento per tale trattamento.

Incarichiamo contrattualmente i nostri fornitori di IA di non utilizzare i tuoi contenuti per addestrare i loro modelli. La trascrizione vocale (dettatura) è eseguita da OpenAI (Whisper, USA). Non inviare dati che non sei autorizzato a condividere.

5. Responsabili del trattamento e destinatari

Ci avvaliamo di fornitori di servizi accuratamente selezionati sulla base di accordi sul trattamento dei dati (Art. 28 GDPR):

Hosting / infrastruttura: Hetzner Online GmbH, Germany (server, database, consegna email).
Modelli IA (USA): Anthropic PBC e OpenAI, L.L.C. (trattamento del testo; trascrizione Whisper tramite OpenAI).
Modelli IA (UE, facoltativo): Mistral AI SAS, France; Microsoft Ireland Operations Ltd. (Azure OpenAI, regione UE).
Pagamenti: Stripe Payments Europe, Ltd., Ireland.

I dati sono condivisi solo nella misura necessaria per il funzionamento del servizio. Quali fornitori di IA sono coinvolti dipende dall'opzione IA selezionata (sezione 4).

6. Trasferimenti internazionali

Se utilizzi l'opzione IA USA o la trascrizione vocale, i dati vengono trasferiti a fornitori negli Stati Uniti (Anthropic, OpenAI). Tali trasferimenti sono tutelati dalle Clausole contrattuali standard dell'UE (SCC) e, ove certificato, dal Data Privacy Framework UE-USA. Se scegli l'opzione IA UE, per tale trattamento non ha luogo alcun trasferimento verso paesi terzi.

7. Cookie

Utilizziamo esclusivamente cookie strettamente necessari (sessione, token di sicurezza CSRF, persistenza del login, stato del consenso ai cookie e lingua). Questi non richiedono il consenso. Eventuali cookie non essenziali vengono impostati solo con il tuo consenso.

8. Conservazione

I dati dell'account sono conservati per la durata del tuo account. I contenuti che invii vengono trattati per produrre il risultato e possono essere memorizzati nella cache per motivi di prestazioni; puoi eliminare i contenuti e il tuo account in qualsiasi momento. Le email recuperate da una casella di posta collegata sono conservate insieme alla loro analisi IA fino a quando non scolleghi la casella di posta o elimini il tuo account. I documenti di fatturazione sono conservati per i periodi di conservazione previsti dalla legge.

9. I tuoi diritti

Hai il diritto di accesso (Art. 15), rettifica (Art. 16), cancellazione (Art. 17), limitazione (Art. 18), portabilità dei dati (Art. 20) e di opposizione (Art. 21). Laddove il trattamento si basi sul consenso, puoi revocarlo in qualsiasi momento con effetto per il futuro. Per esercitare i tuoi diritti, contatta hello@smartreplyassistant.com.

10. Diritto di presentare reclamo

Hai il diritto di presentare un reclamo a un'autorità di controllo — per Glomastco Ltd si tratta dell'Ufficio del Commissario per la protezione dei dati personali della Repubblica di Cipro (dataprotection.gov.cy) — o dell'autorità del tuo luogo di residenza abituale.

11. Modifiche

Potremmo aggiornare la presente informativa per riflettere modifiche al servizio o alla legge. La versione corrente è sempre disponibile su questa pagina.

Informativa sulla privacy