Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 02.07.2026

Nous prenons la protection de vos données à caractère personnel au sérieux. La présente politique explique quelles données nous traitons lorsque vous utilisez SmartReply, sur quelle base juridique et de quels droits vous disposez en vertu du Règlement général sur la protection des données de l'UE (RGPD).

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données est :

• Glomastco Ltd
• Elia Christodoulou 46, 8510 Kouklia, Paphos, Cyprus
• hello@smartreplyassistant.com

2. Quelles données nous traitons

• Données de compte : nom, adresse e-mail, mot de passe (haché), paramètres d'espace de travail et de langue.
• Données de contenu : les messages, textes d'e-mails, fils de discussion et entrées de la base de connaissances que vous (ou l'extension de navigateur) soumettez afin que l'assistant puisse générer des résumés, des traductions et des brouillons de réponses. Pour les sites web génériques, l'hôte de la page et le chemin de l'URL peuvent également être transmis.
• Boîtes aux lettres connectées (facultatif) : si vous connectez une boîte aux lettres électronique, nous stockons ses identifiants d'accès (hôte IMAP/SMTP, nom d'utilisateur, mot de passe) chiffrés au repos. Les e-mails entrants sont récupérés afin de les analyser automatiquement (priorité, résumé, réponse suggérée). Vous pouvez déconnecter une boîte aux lettres à tout moment, ce qui supprime les identifiants stockés.
• Enregistrements vocaux (facultatif) : si vous utilisez la fonction de dictée, l'enregistrement audio est envoyé à notre prestataire de transcription pour le convertir en texte. L'enregistrement n'est pas conservé de façon permanente.
• Extension de navigateur : l'extension envoie le contenu du message que vous avez ouvert, ainsi que vos paramètres, à notre API. Les résultats sont mis en cache localement dans votre navigateur ; votre jeton et vos paramètres sont stockés localement dans le navigateur.
• Données d'utilisation : nombre de requêtes, compteurs de forfait et de quota, paramètres de fonctionnalités, données de journalisation (adresse IP, horodatage, navigateur) pour la sécurité et le fonctionnement.
• Données de paiement : pour les forfaits payants, les données de facturation sont traitées par notre prestataire de paiement Stripe. Nous ne stockons pas les numéros de carte complets.

3. Finalités et bases juridiques

• Fourniture du service (compte, assistant, résumés, réponses) — Art. 6(1)(b) RGPD (exécution d'un contrat).
• Traitement par IA de votre contenu pour générer le résultat demandé — Art. 6(1)(b) RGPD. Le texte que vous soumettez est envoyé à notre sous-traitant d'IA uniquement pour produire le résultat que vous avez demandé.
• Sécurité, prévention des abus, journaux — Art. 6(1)(f) RGPD (intérêt légitime à un service sécurisé et fonctionnel).
• Facturation — Art. 6(1)(b) et Art. 6(1)(c) RGPD (contrat et obligations comptables légales).
• Cookies facultatifs / fonctionnalités fondées sur le consentement — Art. 6(1)(a) RGPD (consentement), révocable à tout moment.

4. Traitement par IA et choix du fournisseur d'IA

La fonction principale de SmartReply envoie le message ou le fil que vous choisissez à un fournisseur de modèle de langage d'IA (agissant en tant que notre sous-traitant) afin de générer un résumé, une traduction ou une réponse. Vous ou votre organisation pouvez choisir où ce traitement a lieu :

• IA partagée (États-Unis) – par défaut : traitement par Anthropic (Claude) ou OpenAI aux États-Unis.
• IA partagée (UE) – facultatif : traitement par un fournisseur européen (Mistral AI, France) ou Microsoft Azure OpenAI dans une région de l'UE ; votre contenu reste alors au sein de l'UE.
• Votre propre clé API : si vous utilisez votre propre clé, le contenu est envoyé directement au fournisseur que vous choisissez ; vous êtes le responsable du traitement pour ce traitement.

Nous imposons contractuellement à nos fournisseurs d'IA de ne pas utiliser votre contenu pour entraîner leurs modèles. La transcription vocale (dictée) est effectuée par OpenAI (Whisper, États-Unis). Ne soumettez pas de données que vous n'êtes pas autorisé à partager.

5. Sous-traitants et destinataires

Nous faisons appel à des prestataires de services soigneusement sélectionnés dans le cadre d'accords de traitement des données (Art. 28 RGPD) :

• Hébergement / infrastructure : Hetzner Online GmbH, Germany (serveurs, base de données, distribution des e-mails).
• Modèles d'IA (États-Unis) : Anthropic PBC et OpenAI, L.L.C. (traitement de texte ; transcription Whisper via OpenAI).
• Modèles d'IA (UE, facultatif) : Mistral AI SAS, France ; Microsoft Ireland Operations Ltd. (Azure OpenAI, région UE).
• Paiements : Stripe Payments Europe, Ltd., Ireland.

Les données ne sont partagées que dans la mesure nécessaire au fonctionnement du service. Les fournisseurs d'IA concernés dépendent de l'option d'IA que vous sélectionnez (section 4).

6. Transferts internationaux

Si vous utilisez l'option d'IA américaine ou la transcription vocale, les données sont transférées à des fournisseurs situés aux États-Unis (Anthropic, OpenAI). De tels transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types de l'UE (CCT) et, lorsque certifié, par le cadre de protection des données UE-États-Unis. Si vous choisissez l'option d'IA de l'UE, aucun transfert vers un pays tiers n'a lieu pour ce traitement.

7. Cookies

Nous utilisons uniquement des cookies strictement nécessaires (session, jeton de sécurité CSRF, persistance de la connexion, état du consentement aux cookies et langue). Ceux-ci ne nécessitent pas de consentement. Tout cookie non essentiel n'est déposé qu'avec votre consentement.

8. Conservation

Les données de compte sont conservées pendant la durée de votre compte. Le contenu que vous soumettez est traité pour produire le résultat et peut être mis en cache à des fins de performance ; vous pouvez supprimer le contenu et votre compte à tout moment. Les e-mails récupérés d'une boîte aux lettres connectée sont conservés avec leur analyse par IA jusqu'à ce que vous déconnectiez la boîte aux lettres ou supprimiez votre compte. Les registres de facturation sont conservés pendant les durées de conservation légales.

9. Vos droits

Vous avez le droit d'accès (Art. 15), de rectification (Art. 16), d'effacement (Art. 17), de limitation (Art. 18), de portabilité des données (Art. 20) et d'opposition (Art. 21). Lorsque le traitement est fondé sur le consentement, vous pouvez le retirer à tout moment avec effet pour l'avenir. Pour exercer vos droits, contactez hello@smartreplyassistant.com.

10. Droit d'introduire une réclamation

Vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle — pour Glomastco Ltd, il s'agit du Bureau du Commissaire à la protection des données à caractère personnel de la République de Chypre (dataprotection.gov.cy) — ou de l'autorité de votre lieu de résidence habituel.

11. Modifications

Nous pouvons mettre à jour la présente politique pour refléter les modifications du service ou de la loi. La version en vigueur est toujours disponible sur cette page.