Siirry sisältöön

Tietosuojaseloste

Viimeksi päivitetty: 02.07.2026

Suhtaudumme henkilötietojesi suojaamiseen vakavasti. Tämä seloste kuvaa, mitä tietoja käsittelemme, kun käytät SmartReplyä, millä oikeusperusteella ja mitä oikeuksia sinulla on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) nojalla.

1. Rekisterinpitäjä

Tietojenkäsittelystä vastaava rekisterinpitäjä on:

2. Mitä tietoja käsittelemme

  • Tilitiedot: nimi, sähköpostiosoite, salasana (tiivistettynä), työtila- ja kieliasetukset.
  • Sisältötiedot: viestit, sähköpostitekstit, keskusteluketjut ja tietokannan merkinnät, jotka sinä (tai selainlaajennus) lähetät, jotta avustaja voi luoda tiivistelmiä, käännöksiä ja vastausluonnoksia. Yleisten verkkosivustojen osalta voidaan välittää myös sivun isäntänimi ja URL-polku.
  • Yhdistetyt postilaatikot (valinnainen): jos yhdistät sähköpostilaatikon, tallennamme sen käyttöoikeustiedot (IMAP/SMTP-isäntä, käyttäjänimi, salasana) salattuina levossa. Saapuvat sähköpostit haetaan niiden automaattista analysointia varten (prioriteetti, tiivistelmä, ehdotettu vastaus). Voit katkaista postilaatikon yhteyden milloin tahansa, jolloin tallennetut käyttöoikeustiedot poistetaan.
  • Äänitallenteet (valinnainen): jos käytät sanelutoimintoa, äänitallenne lähetetään transkriptiopalvelun tarjoajallemme muunnettavaksi tekstiksi. Tallennetta ei säilytetä pysyvästi.
  • Selainlaajennus: laajennus lähettää avoinna olevan viestin sisällön sekä asetuksesi rajapintaamme. Tulokset tallennetaan välimuistiin paikallisesti selaimessasi; tunnuksesi ja asetuksesi tallennetaan paikallisesti selaimeen.
  • Käyttötiedot: pyyntöjen määrä, tilaus- ja kiintiölaskurit, ominaisuusasetukset, lokitiedot (IP-osoite, aikaleima, selain) turvallisuutta ja toimintaa varten.
  • Maksutiedot: maksullisissa tilauksissa laskutustiedot käsittelee maksupalveluntarjoajamme Stripe. Emme tallenna täydellisiä korttinumeroita.

3. Käyttötarkoitukset ja oikeusperusteet

  • Palvelun tarjoaminen (tili, avustaja, tiivistelmät, vastaukset) — GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b alakohta (sopimuksen täytäntöönpano).
  • Sisältösi tekoälykäsittely pyydetyn tuloksen luomiseksi — GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b alakohta. Lähettämäsi teksti lähetetään tekoälyn alihankkijallemme yksinomaan pyytämäsi tuloksen tuottamiseksi.
  • Turvallisuus, väärinkäytön ehkäisy, lokit — GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta (oikeutettu etu turvalliseen ja toimivaan palveluun).
  • Laskutus — GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b ja c alakohta (sopimus ja lakisääteiset kirjanpitovelvoitteet).
  • Valinnaiset evästeet / suostumukseen perustuvat ominaisuudet — GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan a alakohta (suostumus), peruutettavissa milloin tahansa.

4. Tekoälykäsittely ja tekoälyntarjoajan valinta

SmartReplyn ydintoiminto lähettää valitsemasi viestin tai keskusteluketjun tekoälyn kielimallin tarjoajalle (joka toimii käsittelijänämme) luodakseen tiivistelmän, käännöksen tai vastauksen. Sinä tai organisaatiosi voitte valita, missä tämä käsittely tapahtuu:

  • Jaettu tekoäly (USA) – oletus: käsittely Anthropicin (Claude) tai OpenAI:n toimesta Yhdysvalloissa.
  • Jaettu tekoäly (EU) – valinnainen: käsittely eurooppalaisen tarjoajan (Mistral AI, Ranska) tai Microsoft Azure OpenAI:n toimesta EU-alueella; sisältösi pysyy tällöin EU:n sisällä.
  • Oma API-avaimesi: jos käytät omaa avaintasi, sisältö lähetetään suoraan valitsemallesi tarjoajalle; olet tämän käsittelyn rekisterinpitäjä.

Velvoitamme tekoälyntarjoajamme sopimuksella olemaan käyttämättä sisältöäsi mallien kouluttamiseen. Äänen transkription (sanelu) suorittaa OpenAI (Whisper, USA). Älä lähetä tietoja, joiden jakamiseen sinulla ei ole valtuutta.

5. Käsittelijät ja vastaanottajat

Käytämme huolellisesti valittuja palveluntarjoajia tietojenkäsittelysopimusten nojalla (GDPR:n 28 artikla):

  • Hosting / infrastruktuuri: Hetzner Online GmbH, Germany (palvelimet, tietokanta, sähköpostin toimitus).
  • Tekoälymallit (USA): Anthropic PBC ja OpenAI, L.L.C. (tekstinkäsittely; Whisper-transkriptio OpenAI:n kautta).
  • Tekoälymallit (EU, valinnainen): Mistral AI SAS, France; Microsoft Ireland Operations Ltd. (Azure OpenAI, EU-alue).
  • Maksut: Stripe Payments Europe, Ltd., Ireland.

Tietoja jaetaan vain siinä määrin kuin palvelun toiminta edellyttää. Mitkä tekoälyntarjoajat ovat mukana, riippuu valitsemastasi tekoälyvaihtoehdosta (kohta 4).

6. Kansainväliset siirrot

Jos käytät Yhdysvaltain tekoälyvaihtoehtoa tai äänen transkriptiota, tiedot siirretään Yhdysvalloissa oleville tarjoajille (Anthropic, OpenAI). Tällaiset siirrot suojataan EU:n vakiosopimuslausekkeilla (SCC) ja, kun sertifioitu, EU:n ja Yhdysvaltain tietosuojakehyksellä. Jos valitset EU-tekoälyvaihtoehdon, tällaista kolmanteen maahan siirtoa ei tapahdu kyseisen käsittelyn osalta.

7. Evästeet

Käytämme vain ehdottoman välttämättömiä evästeitä (istunto, CSRF-turvatunnus, kirjautumisen säilyttäminen, evästesuostumuksen tila ja kieli). Nämä eivät edellytä suostumusta. Kaikki ei-välttämättömät evästeet asetetaan vain suostumuksellasi.

8. Säilytys

Tilitietoja säilytetään tilisi voimassaolon ajan. Lähettämäsi sisältö käsitellään tuloksen tuottamiseksi ja sitä voidaan tallentaa välimuistiin suorituskykyä varten; voit poistaa sisällön ja tilisi milloin tahansa. Yhdistetystä postilaatikosta haetut sähköpostit säilytetään yhdessä niiden tekoälyanalyysin kanssa, kunnes katkaiset postilaatikon yhteyden tai poistat tilisi. Laskutustiedot säilytetään lakisääteisten säilytysaikojen mukaisesti.

9. Oikeutesi

Sinulla on oikeus saada pääsy tietoihin (15 artikla), oikaisuun (16 artikla), poistamiseen (17 artikla), rajoittamiseen (18 artikla), tietojen siirtämiseen (20 artikla) ja vastustamiseen (21 artikla). Kun käsittely perustuu suostumukseen, voit peruuttaa sen milloin tahansa tulevaisuuteen vaikuttavin oikeusvaikutuksin. Käyttääksesi oikeuksiasi ota yhteyttä osoitteeseen hello@smartreplyassistant.com.

10. Oikeus tehdä valitus

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle — Glomastco Ltd:n osalta tämä on Kyproksen tasavallan henkilötietojen suojan valtuutetun toimisto (dataprotection.gov.cy) — tai vakinaisen asuinpaikkasi viranomaiselle.

11. Muutokset

Voimme päivittää tätä selostetta vastaamaan palvelun tai lainsäädännön muutoksia. Ajantasainen versio on aina saatavilla tällä sivulla.

Tukichat
Vastaamme yleensä heti

Evästeasetukset

Käytämme evästeitä tarjotaksemme sinulle parhaan mahdollisen käyttökokemuksen. Osa on teknisesti välttämättömiä, kun taas toiset auttavat meitä parantamaan verkkosivustoamme ja näyttämään sinulle personoitua sisältöä.