Última actualización: 02.07.2026

Nos tomamos en serio la protección de sus datos personales. Esta política explica qué datos tratamos cuando utiliza SmartReply, sobre qué base jurídica y qué derechos le asisten en virtud del Reglamento General de Protección de Datos de la UE (RGPD).

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos es:

Glomastco Ltd
Elia Christodoulou 46, 8510 Kouklia, Paphos, Cyprus
hello@smartreplyassistant.com

2. Qué datos tratamos

Datos de la cuenta: nombre, dirección de correo electrónico, contraseña (con hash), configuración del espacio de trabajo y del idioma.
Datos de contenido: los mensajes, textos de correo electrónico, hilos de chat y entradas de la base de conocimientos que usted (o la extensión del navegador) envía para que el asistente pueda generar resúmenes, traducciones y borradores de respuesta. En el caso de sitios web genéricos, también pueden transmitirse el host de la página y la ruta de la URL.
Buzones conectados (opcional): si conecta un buzón de correo electrónico, almacenamos sus credenciales de acceso (host IMAP/SMTP, nombre de usuario, contraseña) cifradas en reposo. Los correos entrantes se recuperan para analizarlos automáticamente (prioridad, resumen, respuesta sugerida). Puede desconectar un buzón en cualquier momento, lo que elimina las credenciales almacenadas.
Grabaciones de voz (opcional): si utiliza la función de dictado, la grabación de audio se envía a nuestro proveedor de transcripción para convertirla en texto. La grabación no se almacena de forma permanente.
Extensión del navegador: la extensión envía el contenido del mensaje que tiene abierto, junto con su configuración, a nuestra API. Los resultados se almacenan en caché localmente en su navegador; su token y su configuración se almacenan localmente en el navegador.
Datos de uso: número de solicitudes, contadores de plan y cuota, ajustes de funciones, datos de registro (dirección IP, marca de tiempo, navegador) por motivos de seguridad y funcionamiento.
Datos de pago: para los planes de pago, los datos de facturación son tratados por nuestro proveedor de pagos Stripe. No almacenamos los números completos de las tarjetas.

3. Finalidades y bases jurídicas

Prestación del servicio (cuenta, asistente, resúmenes, respuestas) — Art. 6(1)(b) RGPD (ejecución de un contrato).
Tratamiento de su contenido mediante IA para generar el resultado solicitado — Art. 6(1)(b) RGPD. El texto que envía se remite a nuestro subencargado de IA únicamente para producir el resultado que ha solicitado.
Seguridad, prevención de abusos, registros — Art. 6(1)(f) RGPD (interés legítimo en un servicio seguro y en correcto funcionamiento).
Facturación — Art. 6(1)(b) y Art. 6(1)(c) RGPD (contrato y obligaciones legales de contabilidad).
Cookies opcionales / funciones basadas en el consentimiento — Art. 6(1)(a) RGPD (consentimiento), revocable en cualquier momento.

4. Tratamiento mediante IA y elección del proveedor de IA

La función principal de SmartReply envía el mensaje o hilo que usted elija a un proveedor de modelos de lenguaje de IA (que actúa como nuestro encargado del tratamiento) para generar un resumen, una traducción o una respuesta. Usted o su organización pueden elegir dónde tiene lugar este tratamiento:

IA compartida (EE. UU.) – por defecto: tratamiento por Anthropic (Claude) u OpenAI en los Estados Unidos.
IA compartida (UE) – opcional: tratamiento por un proveedor europeo (Mistral AI, Francia) o Microsoft Azure OpenAI en una región de la UE; su contenido permanece entonces dentro de la UE.
Su propia clave de API: si utiliza su propia clave, el contenido se envía directamente al proveedor que usted elija; usted es el responsable del tratamiento respecto de dicho tratamiento.

Instruimos contractualmente a nuestros proveedores de IA para que no utilicen su contenido para entrenar sus modelos. La transcripción de voz (dictado) la realiza OpenAI (Whisper, EE. UU.). No envíe datos que no esté autorizado a compartir.

5. Encargados del tratamiento y destinatarios

Recurrimos a proveedores de servicios cuidadosamente seleccionados en virtud de contratos de encargo del tratamiento (Art. 28 RGPD):

Alojamiento / infraestructura: Hetzner Online GmbH, Alemania (servidores, base de datos, envío de correo electrónico).
Modelos de IA (EE. UU.): Anthropic PBC y OpenAI, L.L.C. (tratamiento de texto; transcripción Whisper a través de OpenAI).
Modelos de IA (UE, opcional): Mistral AI SAS, Francia; Microsoft Ireland Operations Ltd. (Azure OpenAI, región de la UE).
Pagos: Stripe Payments Europe, Ltd., Irlanda.

Los datos solo se comparten en la medida necesaria para operar el servicio. Qué proveedores de IA intervienen depende de la opción de IA que usted seleccione (apartado 4).

6. Transferencias internacionales

Si utiliza la opción de IA de EE. UU. o la transcripción de voz, los datos se transfieren a proveedores en los Estados Unidos (Anthropic, OpenAI). Dichas transferencias están amparadas por las Cláusulas Contractuales Tipo de la UE (CCT) y, cuando exista certificación, por el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. Si elige la opción de IA de la UE, no se produce ninguna transferencia a un tercer país respecto de dicho tratamiento.

7. Cookies

Utilizamos únicamente cookies estrictamente necesarias (sesión, token de seguridad CSRF, persistencia del inicio de sesión, estado del consentimiento de cookies e idioma). Estas no requieren consentimiento. Cualquier cookie no esencial solo se establece con su consentimiento.

8. Conservación

Los datos de la cuenta se conservan durante la vigencia de su cuenta. El contenido que envía se trata para producir el resultado y puede almacenarse en caché por motivos de rendimiento; puede eliminar el contenido y su cuenta en cualquier momento. Los correos electrónicos recuperados de un buzón conectado se conservan junto con su análisis de IA hasta que desconecte el buzón o elimine su cuenta. Los registros de facturación se conservan durante los plazos legales de conservación.

9. Sus derechos

Tiene derecho de acceso (Art. 15), rectificación (Art. 16), supresión (Art. 17), limitación (Art. 18), portabilidad de los datos (Art. 20) y de oposición (Art. 21). Cuando el tratamiento se base en el consentimiento, puede retirarlo en cualquier momento con efectos para el futuro. Para ejercer sus derechos, póngase en contacto con hello@smartreplyassistant.com.

10. Derecho a presentar una reclamación

Tiene derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control — para Glomastco Ltd esta es la Oficina del Comisario para la Protección de Datos Personales de la República de Chipre (dataprotection.gov.cy) — o ante la autoridad de su lugar de residencia habitual.

11. Cambios

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios en el servicio o en la legislación. La versión vigente está siempre disponible en esta página.

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