Datenschutzerklärung

Stand: 02.07.2026

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Diese Erklärung informiert darüber, welche Daten wir bei der Nutzung von SmartReply verarbeiten, auf welcher Rechtsgrundlage und welche Rechte Ihnen nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zustehen.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:

• Glomastco Ltd
• Elia Christodoulou 46, 8510 Kouklia, Paphos, Cyprus
• hello@smartreplyassistant.com

2. Welche Daten wir verarbeiten

• Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (gehasht), Workspace- und Spracheinstellungen.
• Inhaltsdaten: die Nachrichten, E-Mail-Texte, Chatverläufe und Wissensbasis-Einträge, die Sie oder die Browser-Erweiterung übermitteln, damit der Assistent Zusammenfassungen, Übersetzungen und Antwortentwürfe erstellt. Bei generischen Webseiten können zusätzlich der Seiten-Host und der URL-Pfad übermittelt werden.
• Verbundene Postfächer (optional): Wenn Sie ein E-Mail-Postfach verbinden, speichern wir dessen Zugangsdaten (IMAP-/SMTP-Host, Benutzername, Passwort) verschlüsselt. Eingehende E-Mails werden abgerufen, um sie automatisch zu analysieren (Priorität, Zusammenfassung, Antwortvorschlag). Sie können ein Postfach jederzeit trennen; die Zugangsdaten werden dann gelöscht.
• Sprachaufnahmen (optional): Nutzen Sie die Diktierfunktion, wird die Audioaufnahme zur Umwandlung in Text an unseren Transkriptionsdienstleister gesendet. Die Aufnahme wird nicht dauerhaft gespeichert.
• Browser-Erweiterung: Die Erweiterung sendet den Inhalt der von Ihnen geöffneten Nachricht sowie Ihre Einstellungen an unsere API. Ergebnisse werden lokal in Ihrem Browser zwischengespeichert; Token und Einstellungen liegen lokal im Browser.
• Nutzungsdaten: Anzahl der Anfragen, Tarif- und Kontingentzähler, Funktionseinstellungen, Protokolldaten (IP-Adresse, Zeitstempel, Browser) zur Sicherheit und zum Betrieb.
• Zahlungsdaten: Bei kostenpflichtigen Tarifen werden Zahlungsdaten durch unseren Zahlungsdienstleister Stripe verarbeitet. Vollständige Kartennummern speichern wir nicht.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Bereitstellung des Dienstes (Konto, Assistent, Zusammenfassungen, Antworten) — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
• KI-Verarbeitung Ihrer Inhalte zur Erzeugung des gewünschten Ergebnisses — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Der übermittelte Text wird ausschließlich zur Erstellung des angeforderten Ergebnisses an unseren KI-Auftragsverarbeiter gesendet.
• Sicherheit, Missbrauchsvermeidung, Protokolle — Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, funktionierenden Dienst).
• Abrechnung — Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO (Vertrag und gesetzliche Aufbewahrungspflichten).
• Optionale Cookies / einwilligungsbasierte Funktionen — Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), jederzeit widerrufbar.

4. KI-Verarbeitung und Wahl des KI-Anbieters

Die Kernfunktion von SmartReply sendet die von Ihnen gewählte Nachricht bzw. den Verlauf an einen KI-Sprachmodell-Anbieter (Auftragsverarbeiter), um eine Zusammenfassung, Übersetzung oder Antwort zu erzeugen. Sie bzw. Ihre Organisation können den Verarbeitungsort wählen:

• Geteilte KI (USA) – Standard: Verarbeitung durch Anthropic (Claude) bzw. OpenAI in den USA.
• Geteilte KI (EU) – optional: Verarbeitung durch einen europäischen Anbieter (Mistral AI, Frankreich) bzw. Microsoft Azure OpenAI in einer EU-Region; die Inhalte verbleiben dann in der EU.
• Eigener API-Schlüssel: Nutzen Sie einen eigenen Schlüssel, werden die Inhalte direkt an den von Ihnen gewählten Anbieter gesendet; für diese Verarbeitung sind Sie verantwortlich.

Wir verpflichten unsere KI-Anbieter vertraglich, Ihre Inhalte nicht zum Training ihrer Modelle zu verwenden. Die Sprach-Transkription (Diktat) erfolgt über OpenAI (Whisper, USA). Übermitteln Sie keine Daten, zu deren Weitergabe Sie nicht berechtigt sind.

5. Auftragsverarbeiter und Empfänger

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen (Art. 28 DSGVO) ein:

• Hosting/Infrastruktur: Hetzner Online GmbH, Deutschland (Server, Datenbank, E-Mail-Zustellung).
• KI-Modelle (USA): Anthropic PBC und OpenAI, L.L.C. (Textverarbeitung; Whisper-Transkription über OpenAI).
• KI-Modelle (EU, optional): Mistral AI SAS, Frankreich; Microsoft Ireland Operations Ltd. (Azure OpenAI, EU-Region).
• Zahlungen: Stripe Payments Europe, Ltd., Irland.

Eine Weitergabe erfolgt nur, soweit dies zum Betrieb des Dienstes erforderlich ist. Welche KI-Anbieter zum Einsatz kommen, hängt von der von Ihnen gewählten KI-Option ab (Abschnitt 4).

6. Drittlandübermittlung

Bei Nutzung der US-KI-Option sowie der Sprach-Transkription werden Daten an Dienstleister in den USA (Anthropic, OpenAI) übermittelt. Diese Übermittlungen werden durch EU-Standardvertragsklauseln (SCC) und – soweit zertifiziert – das EU-US Data Privacy Framework abgesichert. Wählen Sie die EU-KI-Option, findet insoweit keine Drittlandübermittlung statt.

7. Cookies

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies (Session, CSRF-Sicherheitstoken, Login-Persistenz, Cookie-Einwilligungsstatus und Sprache). Diese sind einwilligungsfrei. Nicht notwendige Cookies werden nur mit Ihrer Einwilligung gesetzt.

8. Speicherdauer

Kontodaten werden für die Dauer Ihres Kontos gespeichert. Übermittelte Inhalte werden zur Erzeugung des Ergebnisses verarbeitet und können zur Beschleunigung zwischengespeichert werden; Sie können Inhalte und Ihr Konto jederzeit löschen. Aus einem verbundenen Postfach abgerufene E-Mails werden zusammen mit ihrer KI-Analyse gespeichert, bis Sie das Postfach trennen oder Ihr Konto löschen. Abrechnungsunterlagen werden für die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aufbewahrt.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Soweit die Verarbeitung auf Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an hello@smartreplyassistant.com.

10. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren — für Glomastco Ltd ist dies der Commissioner for Personal Data Protection der Republik Zypern (dataprotection.gov.cy) — oder die Behörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts.

11. Änderungen

Wir können diese Erklärung anpassen, um Änderungen des Dienstes oder der Rechtslage abzubilden. Die jeweils aktuelle Fassung ist stets auf dieser Seite verfügbar.