Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
Auftragsverarbeitungsvertrag gem. Art. 28 DSGVO · Zuletzt aktualisiert: 13.08.2026
Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag („AVV") ist Bestandteil der Nutzungsbedingungen zwischen Glomastco Ltd (dem „Auftragsverarbeiter") und dem Kunden (dem „Verantwortlichen") und regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag des Verantwortlichen.
1. Gegenstand und Dauer
Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich zur Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistungen, für die Dauer des zugrunde liegenden Vertrags.
2. Art und Zweck der Verarbeitung
Lesen, Zusammenfassen, Übersetzen und Entwerfen von Antworten auf vom Verantwortlichen übermittelte Nachrichten/E-Mails sowie Speicherung der Ergebnisse zur Erbringung des Dienstes.
3. Kategorien betroffener Personen und Daten
- Betroffene Personen: Kontakte, Kunden und Korrespondenzpartner des Verantwortlichen.
- Daten: Inhalte von Nachrichten, Absender-/Empfängeradressen sowie darin enthaltene personenbezogene Daten.
4. Pflichten des Auftragsverarbeiters
- Verarbeitung der Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen.
- Gewährleistung der Vertraulichkeit der zur Verarbeitung befugten Personen.
- Umsetzung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen (Art. 32 DSGVO).
- Unterstützung des Verantwortlichen bei Betroffenenanfragen und Meldungen von Datenschutzverletzungen.
- Löschung oder Rückgabe der personenbezogenen Daten nach Ende des Dienstes, auf Verlangen.
5. Unterauftragsverarbeiter
Der Auftragsverarbeiter setzt die folgenden Unterauftragsverarbeiter ein. Der Verantwortliche wird über beabsichtigte Änderungen informiert.
- KI-Modellanbieter – zur Erzeugung von Zusammenfassungen und Antworten.
- Hosting-/Infrastrukturanbieter – zum Betrieb des Dienstes.
Eine aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter ist auf Anfrage erhältlich unter hello@smartreplyassistant.com.
6. Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32)
- Verschlüsselung bei der Übertragung (TLS) und im Ruhezustand für gespeicherte Nachrichteninhalte.
- Zugriffskontrollen, Least-Privilege-Prinzip, Audit-Protokollierung.
- Datenminimierung; optionaler rein lokaler Cache-Modus (keine serverseitige Speicherung).
7. Speicherort und Übermittlungen
Die Verarbeitung erfolgt, soweit verfügbar, innerhalb der EU/des EWR; internationale Übermittlungen werden, soweit einschlägig, durch Standardvertragsklauseln abgesichert.
8. Löschung und Audit
Der Verantwortliche kann jederzeit den Export oder die Löschung der Daten verlangen. Der Auftragsverarbeiter unterstützt Audits gemäß Art. 28 Abs. 3 lit. h DSGVO.
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