Zásady ochrany osobních údajů

Poslední aktualizace: 02.07.2026

Ochranu vašich osobních údajů bereme vážně. Tyto zásady vysvětlují, jaké údaje zpracováváme, když používáte službu SmartReply, na jakém právním základě a jaká práva máte podle obecného nařízení EU o ochraně osobních údajů (GDPR).

1. Správce

Správcem odpovědným za zpracování údajů je:

• Glomastco Ltd
• Elia Christodoulou 46, 8510 Kouklia, Paphos, Cyprus
• hello@smartreplyassistant.com

2. Jaké údaje zpracováváme

• Údaje o účtu: jméno, e-mailová adresa, heslo (v podobě hashe), nastavení pracovního prostoru a jazyka.
• Obsahové údaje: zprávy, text e-mailů, vlákna chatu a záznamy znalostní báze, které vy (nebo prohlížečové rozšíření) odešlete, aby asistent mohl vytvářet souhrny, překlady a návrhy odpovědí. U obecných webů může být přenášen také hostitel stránky a cesta URL.
• Připojené e-mailové schránky (volitelné): pokud připojíte e-mailovou schránku, ukládáme její přístupové údaje (hostitel IMAP/SMTP, uživatelské jméno, heslo) šifrovaně v klidovém stavu. Příchozí e-maily se stahují, aby byly automaticky analyzovány (priorita, souhrn, navrhovaná odpověď). Schránku můžete kdykoli odpojit, čímž se uložené přístupové údaje smažou.
• Hlasové nahrávky (volitelné): pokud používáte funkci diktování, zvuková nahrávka se odešle našemu poskytovateli přepisu k převedení na text. Nahrávka se trvale neukládá.
• Prohlížečové rozšíření: rozšíření odesílá obsah zprávy, kterou máte otevřenou, spolu s vaším nastavením do našeho API. Výsledky se ukládají do mezipaměti lokálně ve vašem prohlížeči; váš token a nastavení jsou uloženy lokálně v prohlížeči.
• Údaje o používání: počet požadavků, počítadla tarifu a kvót, nastavení funkcí, údaje z protokolů (IP adresa, časové razítko, prohlížeč) pro účely bezpečnosti a provozu.
• Platební údaje: u placených tarifů zpracovává fakturační údaje náš poskytovatel plateb Stripe. Neukládáme úplná čísla karet.

3. Účely a právní základy

• Poskytování služby (účet, asistent, souhrny, odpovědi) — čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR (plnění smlouvy).
• Zpracování vašeho obsahu pomocí AI za účelem vytvoření požadovaného výstupu — čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Text, který odešlete, je předán našemu subzpracovateli AI výhradně za účelem vytvoření vámi požadovaného výsledku.
• Bezpečnost, prevence zneužití, protokoly — čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR (oprávněný zájem na bezpečné a funkční službě).
• Fakturace — čl. 6 odst. 1 písm. b) a čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR (smlouva a zákonné účetní povinnosti).
• Volitelné soubory cookie / funkce založené na souhlasu — čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR (souhlas), kdykoli odvolatelný.

4. Zpracování pomocí AI a volba poskytovatele AI

Základní funkce služby SmartReply odesílá zprávu nebo vlákno, které zvolíte, poskytovateli jazykového modelu AI (jednajícímu jako náš zpracovatel) za účelem vytvoření souhrnu, překladu nebo odpovědi. Vy nebo vaše organizace si můžete zvolit, kde toto zpracování probíhá:

• Sdílená AI (USA) – výchozí: zpracování společností Anthropic (Claude) nebo OpenAI ve Spojených státech.
• Sdílená AI (EU) – volitelné: zpracování evropským poskytovatelem (Mistral AI, Francie) nebo Microsoft Azure OpenAI v regionu EU; váš obsah pak zůstává v rámci EU.
• Váš vlastní API klíč: pokud používáte vlastní klíč, obsah je odesílán přímo poskytovateli, kterého si zvolíte; pro toto zpracování jste správcem vy.

Naše poskytovatele AI smluvně zavazujeme, aby váš obsah nepoužívali k trénování svých modelů. Přepis hlasu (diktování) provádí OpenAI (Whisper, USA). Neodesílejte údaje, které nejste oprávněni sdílet.

5. Zpracovatelé a příjemci

Využíváme pečlivě vybrané poskytovatele služeb na základě smluv o zpracování údajů (čl. 28 GDPR):

• Hosting / infrastruktura: Hetzner Online GmbH, Německo (servery, databáze, doručování e-mailů).
• Modely AI (USA): Anthropic PBC a OpenAI, L.L.C. (zpracování textu; přepis Whisper prostřednictvím OpenAI).
• Modely AI (EU, volitelné): Mistral AI SAS, Francie; Microsoft Ireland Operations Ltd. (Azure OpenAI, region EU).
• Platby: Stripe Payments Europe, Ltd., Irsko.

Údaje jsou sdíleny pouze v rozsahu nezbytném pro provoz služby. To, kteří poskytovatelé AI jsou zapojeni, závisí na možnosti AI, kterou zvolíte (oddíl 4).

6. Mezinárodní předávání

Pokud používáte možnost AI v USA nebo přepis hlasu, jsou údaje předávány poskytovatelům ve Spojených státech (Anthropic, OpenAI). Taková předávání jsou zajištěna standardními smluvními doložkami EU (SCC) a tam, kde je udělena certifikace, rámcem EU-US Data Privacy Framework. Pokud zvolíte možnost AI v EU, k žádnému takovému předávání do třetí země u tohoto zpracování nedochází.

7. Soubory cookie

Používáme pouze nezbytně nutné soubory cookie (relace, bezpečnostní token CSRF, zachování přihlášení, stav souhlasu s cookies a jazyk). Tyto nevyžadují souhlas. Jakékoli nepodstatné soubory cookie jsou nastavovány pouze s vaším souhlasem.

8. Doba uchování

Údaje o účtu jsou uchovávány po dobu trvání vašeho účtu. Obsah, který odešlete, je zpracován za účelem vytvoření výsledku a může být z důvodu výkonu uložen do mezipaměti; obsah i svůj účet můžete kdykoli smazat. E-maily stažené z připojené schránky jsou uchovávány spolu s jejich analýzou AI, dokud schránku neodpojíte nebo neodstraníte svůj účet. Fakturační záznamy jsou uchovávány po zákonné doby uchování.

9. Vaše práva

Máte právo na přístup (čl. 15), opravu (čl. 16), výmaz (čl. 17), omezení (čl. 18), přenositelnost údajů (čl. 20) a právo vznést námitku (čl. 21). Pokud je zpracování založeno na souhlasu, můžete jej kdykoli odvolat s účinkem do budoucna. Chcete-li uplatnit svá práva, kontaktujte hello@smartreplyassistant.com.

10. Právo podat stížnost

Máte právo podat stížnost u dozorového úřadu — pro Glomastco Ltd je jím Úřad komisaře pro ochranu osobních údajů Kyperské republiky (dataprotection.gov.cy) — nebo u úřadu v místě vašeho obvyklého bydliště.

11. Změny

Tyto zásady můžeme aktualizovat tak, aby odrážely změny služby nebo právních předpisů. Aktuální verze je vždy k dispozici na této stránce.